Kirsch & Hinrichs - Rechtsanwälte und Notar

Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig!

Kirsch & Hinrichs Rechtsanwälte und Notar  im Folgenden K&H genannt, nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden. Die Beachtung geltenden Datenschutzrechtes unterliegt einer ständigen Überprüfung durch unseren Datenschutzbeauftragten. Wie wir das machen, erklären wir hier. Grundsätzlich ist die Basis für die Speicherung und Nutzung Ihrer Daten Ihre Einwilligung oder eine gesetzliche Erlaubnis. Davon hängt ab, was wir mit Ihren Daten machen.

Vorwort zum Verständnis

„DSGVO“ wird hier als Kurzform für die EU-Datenschutz-Grundverordnung benutzt. Die nachfolgenden Angaben dienen in transparenter Form zur Erfüllung der Informationspflichten in Bereichen, in denen K&H als Verantwortlicher personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt. Gemäß Artt. 13 und 14 DSGVO informiert K&H Betroffene über die näheren Umstände der Erhebung personenbezogener Daten. Die Angaben werden nachfolgend strukturiert in Form von

  • einigen allgemeinen Angaben, unabhängig aus welcher Zielgruppe Sie als Betroffener stammen.
  • Angaben, die K&H zielgerichtet macht, je nachdem welcher Zielgruppe Sie als Betroffener angehören. Je Zielgruppe finden Sie nachfolgend einen eigenen Abschnitt.


Allgemeine Angaben

Firmenname des Verantwortlichen: Rechtsanwälte und Notare Kirsch & Hinrichs, Torsten Hinrichs

Leitung der Datenverarbeitung: Torsten Hinrichs

Datenschutzbeauftragter: Jannes Fischer, Marienhafe, Kontakt: [email protected]

Anschrift der verantwortlichen Stelle / des Verantwortlichen:
Rechtsanwälte und Notare Kirsch & Hinrichs
Neuer Weg 61
26506 Norden

Rechte des Betroffenen

Um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten, weisen wir darauf hin, dass für den Betroffenen u. a. folgende Rechte bestehen:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber [email protected] zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Firmensitzes wenden.


Wenden Sie sich zu Zwecken der Ausübung dieser Rechte bei Bedarf an [email protected] Um das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu nutzen können Sie sich unter diesen Webadressen informieren: www.datenschutz-wiki.de oder www.lfd.niedersachsen.de . 

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Sonstige Auskünfte

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht derzeit nicht.

Beabsichtigt K&H, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt die K&H der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen zur Verfügung. Sofern der andere Zweck mit den bisherigen Zwecken, für die eine Zulässigkeit gegeben war, vereinbart ist oder berechtigte Interessen der K&H überwiegen, ist eine gesonderte Information nicht notwendig. Dieser Zweckänderung kann jederzeit widersprochen werden. Hierzu an [email protected] wenden.


Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [email protected]

Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb der Webseite das SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.
Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.


Bewerber

Hier sind Sie richtig, wenn Sie ein Bewerber sind und einige weitere Informationen zu Ihrer Auskunft wünschen.

Zweckbestimmung für die Datenerhebung,  -verarbeitung oder -nutzung

Abwicklung der Bewerbung; Prüfung auf Eignung; Kontaktaufnahme.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Art. 6 DSGVO)

Durchführung (auch) vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit b). Der Betroffene willigt freiwillig ein. Dies ist der Fall durch eine entsprechende Einverständniserklärung (Art. 6 Abs. 1 lit f). Grundlegend achtet K&H auf die Gebote der Datenvermeidung und Datensparsamkeit mit Bezug auf die angestrebten Zwecke der Verarbeitung unter Beachtung der schutzwürdigen Interessen der Betroffenen.

Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Betroffene Personengruppe: Bewerber bei K&H
Übliche und notwendige Angaben der Bewerber für Bewerbungsverfahren.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Alle Mitarbeiter, die hausintern mit der Erfüllung der zweckbestimmten Aufgaben betraut sind. Im Falle von Zahlungsverkehren erhalten Kreditinstitute die dazu notwendigen Informationen. Weiterhin zweckbezogen externe Auftragnehmer als Unterbeauftragte i. S. Art. 28 DSGVO. In der Regel trifft hier zu, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht Auftragszweck ist, aber nicht ausgeschlossen werden kann.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der für die Vertragserfüllung erforderlichen Kommunikation sowie anderer im BDSG n. F. und DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Falle der Übermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU) liegen geeignete Garantien (Standarddatenschutzklauseln) vor. Sofern im Falle einer Auftragsverarbeitung K&H selbst Unterbeauftragungen vornimmt, werden dessen Garantien durch datenschutzrechtliche Verträge eingeholt. Entsprechende Kontrollen finden regelmäßig statt. Auf Anfrage können weitere Informationen durch Kontaktaufnahme mit [email protected] eingeholt werden.

Speicherdauer bzw. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z. B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Zwecke, für die sie gespeichert wurden, wegfallen.

Geschäfts- und Mandantenkontakte mit K&H

Zweckbestimmung für die Datenerhebung,  -verarbeitung oder -nutzung

Tätigkeitsgegenstand der Kanzlei ist die Beratung von Mandanten sowie deren gerichtliche und außergerichtliche Vertretung. Zudem erledigen wir jede Form notarieller Aufgaben.
Die Aufnahme von Daten ist für die Bearbeitung der jeweiligen Angelegenheit unabdingbar. Die Daten werden benötigt für den Kontakt mit Behörden, Gegenparteien, Rechtsanwälten, Rechtsschutzversicherungen etc., um den Sachverhalt weisungsgemäß zu klären und das uns erteilte Mandat bearbeiten und erledigen zu können.
Des Weiteren dient die Aufnahme/Speicherung Ihrer Daten der Kommunikation, damit wir mit Ihnen zur Stellungnahme bzw. Rücksprache in Kontakt treten können.
Für unsere Arbeit benötigen wir Material und Hilfsmittel. Dazu führen wir Lieferantenlisten und nutzen öffentlich zugänglich Register (gelbe Seiten).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Art. 6 DSGVO)

Je nach Phase unseres Kontakts sind unterschiedliche Rechtsgrundlagen denkbar:

  • Durchführung (auch) vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit b).
  • Der Betroffene willigt freiwillig ein. Dies ist der Fall durch entsprechende Einverständniserklärung (Art. 6 Abs. 1 lit a).
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung vertraglich eingegangener Verpflichtungen und Wahrung der berechtigten Interessen der K&H erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit b und lit f).


Grundlegend achtet K&H auf die Gebote der Datenvermeidung und Datensparsamkeit mit Bezug auf die angestrebten Zwecke der Verarbeitung unter Beachtung der schutzwürdigen Interessen der Betroffenen.

Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Betroffene Personengruppe: Mandanten und Geschäftskontakte von K&H, z. B. Ansprechpartner von Mandanten, Lieferanten, Dienstleistern, Partnern. Übliche und notwendige Angaben der Kontakte (Name, Vorname, Anrede, Adressen, Geburtsdaten, Firmenzugehörigkeit, ggf. Abteilung, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse). Je nach Auftrag können auch andere personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Alle Mitarbeiter, die hausintern mit der Erfüllung der zweckbestimmten Aufgaben befugt sind. Im Falle von Zahlungsverkehren erhalten Kreditinstitute die dazu notwendigen Informationen. Externe Auftragnehmer als Unterbeauftragte im Sinne von Art. 28 DS-GVO sind z. B. Transportunternehmen, Steuerberater und IT Dienstleister.
Diese Übermittlungen erfolgen um unseren Auftrag mit Ihnen abzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO) oder es eine gesetzliche Vorschrift dafür gibt (Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO).

Datenübermittlung in Drittstaaten

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich im Rahmen der Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b und aus berechtigtem Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f , sowie anderer im BDSG bzw. DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Falle des Einsatzes im Ausland liegen geeignete Garantien (Standarddatenschutzklauseln) vor.

Speicherdauer bzw. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Zwecke, für die sie gespeichert wurden, wegfallen. Kontakte von Personen, die in ihren Unternehmen als ausgeschieden bekannt wurden, werden inaktiv gesetzt und tauchen somit bei üblichen Suchen nicht mehr auf.
Wir sind allerdings gesetzlich verpflichtet, eine sog. Kollisionsprüfung durchzuführen, weil uns untersagt ist, in einer Angelegenheit sowohl anwaltlich, als auch notariell tätig zu werden. Für Anwälte findet sich die gesetzliche Bestimmung in den §§ 45, 46 Bundesrechtsanwaltsordnung, für den Notar schreibt § 3 Abs. 1 Nr. 7 Beurkundungsgesetz diese Prüfung vor. Aus diesem Grund müssen wir die Daten der Mandanten (Name, Adresse und Gegenstand der Mandatierung) auch über den Abschluss der Angelegenheit hinaus aufbewahren.
Norden im Mai 2018
gez. J. Fischer
Der Datenschutzbeauftragte


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